Rivoluziona il modo di accogliere i tuoi visitatori con KeReception!

La prima impressione è quella che conta? Presentati al meglio con KeReception!

Hai mai pensato che la Reception è il primo “ambiente” che un visitatore esterno (Cliente o Fornitore) incontra quando entra nella tua azienda?
In molti casi mostrarsi efficienti e all’avanguardia può fare davvero la differenza.

KeReception è il software per la gestione degli accessi aziendali che permette la dematerializzazione dei registri cartacei e l’apposizione della firma elettronica sui documenti riducendo i tempi di attesa e rendendo così immediata la registrazione degli ospiti.
La tua azienda offrirà così di sé un’immagine moderna, dinamica e “tecnologica”.

E quanti interrogativi legati al ricevimento dei guest!
KeReception è in grado di rispondere a tutte le domande!


  • Quanti visitatori sono presenti e quali reparti stanno visitando?
  • Qual è il motivo della loro visita?
  • Hanno già frequentato l’azienda?
  • Si è tenuta traccia del loro ingresso e della loro uscita?
  • Sono stati correttamente registrati firmando tutti i moduli?
  • Sono state rispettate le normative vigenti?


Con KeReception avrai tutte queste informazioni in tempo reale.
Saprai in qualunque momento il numero esatto di ospiti presenti, in che reparti si trovano, le ragioni della loro visita, se e quando sono già stati in azienda e quali uffici o locali hanno visitato in passato.
Potrai monitorare costantemente tutte le fasi della loro permanenza, dall’ingresso all’uscita, e seguire i loro spostamenti all’interno dei vari ambienti e divisioni.
I dati dei visitatori sono sempre correttamente registrati, archiviati e storicizzati in linea con le normative vigenti in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro (DLgs 81/08) e privacy (GDPR).
E potrai consultarli agevolmente ogni volta che ne avrai necessità.


Accessi aziendali sicuri e sempre sotto controllo


Come funziona KeReception?

Fin dal momento in cui è stato fissato l’appuntamento, il nome del guest viene registrato dal sistema che aggiorna in automatico l’anagrafica dei contatti, facilmente importabile o esportabile anche manualmente, da/a file Excel o mediante integrazione LDAP.
All’arrivo dell’ospite, con pochi click, KeReception genera, attraverso una funzione di document composition, solo i documenti necessari all’accesso di quella determinata persona (privacy, misure di sicurezza, etc.).
Sui moduli, recanti la data e l’ora di ingresso (ed eventualmente anche di uscita), il visitatore appone la propria firma autografa attraverso l’uso di un signature pad o di un tablet.
KeReception è nativamente integrato con KeFirma, la soluzione Factordev/Kedos per la firma grafometrica.
Finite le veloci operazioni di check-in, KeReception attiva una serie di notifiche o avvisi automatici che avvertono dell’arrivo dell’ospite chi lo sta aspettando in azienda.
I dati del visitatore vengono registrati nella sua scheda Guest e sono così archiviati nel database aziendale.
In questo modo possono essere richiamati alle visite successive, ma anche consultati rapidamente per report e statistiche.
KeReception può integrarsi perfettamente con l’ambiente informatico aziendale ed è altamente personalizzabile perché in grado di produrre una modulistica creata ad hoc per la tua azienda.


Visita il sito di KeReception per scoprire tutte le funzionalità e i casi d’uso!
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KeReception

Dematerializza

Eliminando i registri visitatori cartacei, KeReception agevola la digitalizzazione dei documenti e dei moduli e e consente di monitorare e analizzare gli accessi aziendali.

È sicura

KeReception permette di registrare il visitatore, raccoglierne i dati per l’accesso, fargli effettuare la firma sia all’entrata che all’uscita controllando tutto il processo.

È versatile

KeReception può operare anche presso reception non presidiate da personale interno perché è disponibile anche nella modalità con autoregistrazione dell’ospite.

È configurabile

KeReception è multiutente, multiazienda e multilingua.
Può essere installata sui server del cliente oppure è disponibile in cloud.

Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di KeReception?

Le aziende utilizzatrici, pur appartenendo a vari settori merceologici, testimoniano tutte dei benefici derivanti dall’utilizzo di KeReception in particolare a livello di:

  • Efficienza nell'accesso

    Eliminando le obsolete operazioni di registrazione manuale, KeReception rende più snello, veloce e automatizzato tutto il sistema di gestione degli accessi di persone esterne in azienda.

  • Sicurezza

    Solo i visitatori censiti possono accedere in azienda e unicamente negli ambienti consentiti. Poter disporre in ogni momento della lista dei presenti è fondamentale, soprattutto in caso di emergenza.

  • Immagine aziendale

    L’efficienza e la rapidità delle operazioni di registrazione sono un ottimo biglietto da visita perché contribuiscono a colpire positivamente gli ospiti, che essi siano fornitori o clienti, vecchi, nuovi o potenziali.

  • Affidabilità

    Il sistema digitale di registrazione gestisce ogni aspetto e ogni fase del ricevimento ospiti immagazzinando tutti i dati e le informazioni in modo efficace ed efficiente e archiviandole nel database aziendale.

  • Compliance

    L’utilizzo di KeReception è consentito solo al personale autorizzato e prevede la creazione di profili utente diversi con abilitazioni e accessi ai dati differenziati in base al ruolo ricoperto in azienda.

  • Riduzione dei costi

    Vengono azzerati i costi di stampa e archiviazione dei documenti e sensibilmente ridotti quelli del personale interno che presidia le reception. Se il flusso di guest aumenta basta incrementare il numero di punti firma.


Le Features aggiuntive di KeReception


  • Stampa badge provvisorio

  • Scansione documenti d’identità

  • Autoregistrazione ospiti

  • Gestione raccomandate consegnate alla reception

  • Gestione utilizzo auto aziendali

  • App mobile per la gestione delle emergenze

  • Prenotazione sale riunione

  • Integrazione con MS Exchange e MS Outlook